Les documents statutaires

La loi 1901 et son décret d’application prévoient que les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association déclarée. Le registre spécial doit être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en font la demande, ainsi qu’à tout adhérent-e de l’association qui en émet le souhait. Les registres sont cotés et paraphés sur chaque feuille. Les inscriptions sont faites de suite et sans aucun blanc.

Il doit contenir les statuts de l’association, les récépissés de déclaration et de modifications des statuts, les modifications dans l’administration ou la direction de l’association (composition du conseil d’administration) et les acquisitions et aliénations de patrimoine immobilier. Ce sont les éléments constitutifs de l’association et leur évolution.

Les documents de fonctionnement

Les dispositions de la loi 1901 n’imposent aucune obligation de dresser des procès verbaux des réunions des organes de l’association. Néanmoins, il est vivement conseillé d’établir ces documents afin de garder des traces écrites et archives de l’association. Dans certains cas, ils seront demandés par les autorités publiques (cas de subventionnement).

Quelques conseils

Les comptes rendus étant souvent tirés sur imprimante, il est nécessaire de les coller sur le registre, de les faire parapher et signer par les ou les présidentes et le ou la secrétaire. Certaines associations fonctionnent sans même savoir où sont les statuts et sont contraintes de les demander en préfecture. L’ensemble des comptes-rendus des assemblées générales, conseils d’administration et bureaux peuvent être conservés dans un autre registre spécialement ouvert. On peut aussi garder quelques exemplaires des différentes publications. C’est ce qui constitue la mémoire de l’association.

Souvent le ou la secrétaire assure cette tache importante dans la vie de l’association. Tous ces documents appartiennent à l’association. C’est pour cela qu’il est préférable, dans la mesure du possible, de conserver tous les documents officiels, au siège de l’association et non chez une personne physique.

Lorsque les archives prennent trop de place, sont trop anciennes ou sont trop peu consultées, les associations peuvent les déposer aux archives départementales.

>>> Sources : Le Guide pratique des associations